通勤届申請システムとは？
香川大学において、学内で勤務する教職員は通勤届を提出する必要があります。これまでは、通勤届を事務担当者に提出し、事務担当者は紙で申請書を管理していました。また、デジタル世界がリアル世界を包含する「デジタルONE戦略」を香川大学では基本方針としており、デジタル化による業務効率化実現のために開発されたのが「通勤届申請システム」です。
「通勤届申請システム」は主にPower Automateを用いて開発されました。申請内容を送信するMicrosoft Formsに必要事項を入力し、事務担当者にその情報が提出され、SharePointで構築されたデータベースに格納されます。「通勤届申請システム」によって、教職員は事務担当者を介することなくいつでもどこでも通勤届が提出でき、押印の必要もなく手続き出来ます。
ドキュメント
ダウンロードボタンより，下記のデータ一式が取得できます
- インポートファイル
- 案件シート
- 展開手順書
開発者
- 西村和馬（DXラボ学生スタッフ）
- 前田悠作（DXラボ学生スタッフ）
- 六車俊紀（DXラボ学生スタッフ）
- 合田壮汰（DXラボ学生スタッフ）
- 小林誠（DXラボ学生スタッフ）
開発者メッセージ
通勤届申請システムの仕組みは、書類の申請部分にFormsを活用しています。
Formsを使用することで、申請者が場所や時間に囚われることなく、申請ができるため、申請が容易になります。また事務担当者は、業務の中断がなくなり、申請内容の管理が容易になります。申請書を用いた業務は、このシステムの仕組みを用いることで汎用的に効率化できるので、是非通勤届以外の他の業務にもご活用ください。
また、マップ表示など外部サービスと本システムを連携することで、より業務を効率化できるので、是非ご検討ください。（前田、合田、小林）
開発環境
- Microsoft Forms
- Microsoft Power Automate
- Microsoft Outlook
- Microsoft OneDrive
- Microsoft SharePoint
資料
- システム動作図（トリガー，フロー）
