教員向け休暇申請システムとは？
香川大学では教職員の休暇申請については休暇簿と呼ばれる紙に休暇予定日などを記載し，押印のうえ，勤務時間管理者に決裁印をもらうことで受理する手続きとなっていました。人事課は構成員の年休取得を促したいと考える一方，取得の実態をリアルタイムに把握することが難しく，一定のタイミングで呼びかけをすることしかできていませんでした。また教職員自身も自分の年休残日数などを把握しづらく，計画的に年休を取る行動に至りにくい実態がありました。物理的な距離の問題もあり，休暇簿の記入が難しい教員に特化し，実験的に開発・運用開始したものが「教員向け年休申請システム」です。
「教員向け年休申請システム」は教員がFormsに休暇取得したい日にちや期間を申請し，事務担当者に申請がTeamsで連絡されます。承認されるとSharepointに休暇取得日数記録が蓄積され，教員ごとの年休残日数などの情報も保存されます。また，月に一度年休残日数を個人にメールで自動連絡することにより，教員は年休を取得したくなるよう行動を促しています。
（開発時期：2021年 8月開始 , 2022年3月 Ver.2）
ドキュメント
ダウンロードボタンより，下記のデータ一式が取得できます
- 案件シート
- 展開手順書
- データ構造シート
運用担当者と開発者
- 大森恵子（林町地区統合事務センター総務課）
- 矢谷鷹将（DXラボ学生スタッフ）
運用担当者メッセージ
システム導入前は、先生方には休暇を取得しようとする度、休暇簿用紙を保管している事務室へ来て、休暇簿に休暇申請内容を記載いただく必要がありましたが、授業や研究等が終了して事務室に来ていただいた際には、事務室が閉まっていて休暇申請が行えないことがありました。また、コロナ禍の在宅勤務時には、事務室に来ていただくこと自体ができませんでした。
本システム導入後は、事務室に来ていただく必要がなく、スムーズに休暇申請を行っていただけるようになりました。また、業務時間外や学外からも休暇が申請できるため、裁量労働制が適用されている教員には非常に適しているシステムだと思います。さらに、本システムは月初めに年次有給休暇の取得状況をお知らせするメールが自動送信される機能も備えていて、年次有給休暇取得の推進にも繋がっています。（大森）
開発者メッセージ
私が開発の中で印象的だったのは，運用担当者の方と共にシステム開発を進めているという実感を持つことができた点です。教員向け休暇申請システムの開発当初は，システムの動作が既存の運用と異なっており，現場に導入できるものになっていませんでした。そんななか運用担当者の方が既存の運用を踏まえてのシステムの改善案等を積極的に提示してくださったことで，システムの導入につながりました。運用担当者の方と共にシステム開発を進めてきたからこその現在のシステムだと考えております。
今後も運用担当者の方や，システムの利用者にあたる教員の方々のフィードバックを踏まえてより良いシステムとなるよう尽力いたします。（矢谷）
開発環境
- Microsoft Forms
- Microsoft Outlook
- Microsoft Power Automate
- Microsoft Teams
- Microsoft SharePoint
資料
- システム動作図（トリガー，フロー）
