「兼業申請・届出システム」とは？
香川大学の職員の兼業に関する事項は、「国立大学法人香川大学職員兼業規程」に定められています。本規程では、「短期兼業」などの兼業の種類や、兼業の許可が必要な条件が示されており、各部局（学部）では、この規程に基づいて兼業申請や届出の手続きをおこなっています。
しかし、規程の解釈の違いによる誤った手続きが発生することがあり、運用に混乱が生じる場面がありました。そこで、誰でも統一した基準で判断できるように、兼業内容に応じた手続きを判定するフローチャートを作成しました。
このフローチャートを基に、必要な申請・届出をスムーズに進めるために開発されたのが、「兼業申請・届出システム」です。
「兼業申請・届出システム」は、 Microsoft Forms、Microsoft Outlook、Microsoft SharePoint、Microsoft Power Automateを用いて開発されました。利用者が入力した内容からシステムが兼業の種類を判別し、規程に基づいた適切な手続きが自動で実行される仕組みになっています。また、誤った手続きがなくなることにより、事務担当者による申請内容確認作業の負担が減りました。
ドキュメント
ダウンロードボタンより，下記のデータ一式が取得できます
- 案件シート
- インポートマニュアル
- データ構造シート
開発者
- 前田 悠作（DXラボ学生スタッフ）
開発者メッセージ
兼業申請・届出システムは、書類の申請部分にMicrosoft Forms、事務担当者へのメール通知にMicrosoft Outlook、申請内容の保管にMicrosoft SharePoint、これらの連携・システムの自動化にMicrosoft Power Automateを使用しており、システムの構成は単純なものとなっています。
このシステムの最大の特徴は、Microsoft Formsで送信された申請内容からMicrosoft Power Automateを用いて兼業種別を自動判別し、システムを通じて兼業処理業務が誰でも統一した基準で判断できるようになった点です。
この兼業申請・届出システムを参考に、システムを活用した業務の統一化に取り組んでみてはいかがでしょうか。是非ご検討ください。（前田）
開発環境
- Microsoft Forms
- Microsoft Outlook
- Microsoft Power Automate
- Microsoft SharePoint
資料
- システム動作図（トリガー，フロー）
その他業務プロセスについてはこちらを参照してください