出張申請システムとは？
香川大学では教員や職員が出張する際に出張申請を行っています。申請内容に誤りや記載漏れなどの不備がある場合、事務担当者は出張者に聞き取りを行い修正を行います。この聞き取りには、事務担当者と出張者双方も大きな工数負担があることが香川大学では問題視されていました。この課題を解決するために開発されたのが出張申請システムです。
出張申請システムは主にMicrosoft FormsとPower Automateを用いて開発されました。出張者はFormに回答することで正確で不足の少ない出張申請を行えるため、聞き取りにかかる工数を削減できます。また、出張申請内容や提出物を蓄積する機能も備えているため、事務処理の進捗を簡単に把握できます。
（開発時期：2023年5月開始 , 2023年6月 Ver.2）
ドキュメント
ダウンロードボタンより，下記のデータ一式が取得できます
- 案件シート
- システムのエクスポートデータ
- データテンプレート，展開手順書
運用担当者と開発者
- 岡本裕之（情報部情報企画課）
- 近嵐匠（DXラボスタッフ）
運用担当者メッセージ
コロナ禍も落ち着きを見せ始めており、教職員の出張件数もほぼ以前のように戻っているように感じています。 従前から、教職員（特に教員）の出張に関しては、メールのやり取りを通じて内容の共有を行っており、出張内容に応じて都度メールでの聞き取りやファイル提出が発生するほか、特定の場所に情報やファイルが蓄積されているわけではないので、今まで何を共有したか、今は何が足りていないのか把握しづらいという問題もありました。
「出張申請システム」では、出張者の申請が自動でTeams上に投稿され、チャットで簡便にやり取りができるほか、提出されたファイルもSharepoint上にまとめて共有されるので、今どこまで処理が進んでいるのか大変把握しやすくなりました。
情報化推進統合拠点において、先んじて導入・検証を行っていますが、メールのやり取りと比較して格段に業務負荷が少なくなり、出張者・事務担当者ともにメリットを感じています。（岡本）
開発者メッセージ
このシステムを開発するにあたり、システムのプロトタイプを教職員の方に見ていただき、フィードバックを受けながら改善を行ってきました。そのため、システムの細部まで業務を行いやすくなる工夫が盛り込めました。今後も使用状況や教職員の方々のフィードバックを受けて、より出張申請の負担を減らせるシステムにできるようにしていきたいです。
また、シンプルな構成で改修も容易なため、Formsの質問内容やTeamsの投稿内容等を使用する部局に適するようにカスタマイズしながら使用していただけると幸いです。（近嵐）
開発環境
- Microsoft Power Automate
- Microsoft Forms
- Microsoft Teams
- Microsoft SharePoint
資料
システム動作図（トリガー，フロー）
