科研費申請問い合わせ対応チャットボットとは？
香川大学では研究助成金の申請に関する問い合わせに対して、研究協力課の事務担当者がメールや電話で個別に回答していました。科学研究費助成事業（科研費）の申請期間には、特に多くの問い合わせが寄せられ、事務担当者の事務工数負担が大きいことに加えて、回答に時間がかかることも香川大学では問題視されていました。この課題を解決するために開発されたのが、「科研費申請問い合わせ対応チャットボット」です。
「科研費申請問い合わせ対応チャットボット」は主にPower Virtual Agentsを用いて開発されました。「科研費申請問い合わせ対応チャットボット」は研究協力課へ寄せられる科研費申請に関する問い合わせに24時間365日、自動で回答します。またこれまでのメールや電話による回答では、事務担当者の業務知識によって回答の品質にばらつきがありましたが、「科研費申請問い合わせチャットボット」をより多くの問い合わせに対応させるべく回答内容を考える過程で、研究協力課内の業務知識が平準化される効果も確認されました。
ドキュメント
ダウンロードボタンより，下記のデータ一式が取得できます
- 案件シート
- 展開手順書
- データ構造シート
運用担当者と開発者
- 研究協力課職員
- 矢谷鷹将（DXラボスタッフ）
運用担当者メッセージ
毎年科研費の公募時期には、申請者からの問い合わせの電話が多く、電話対応に時間がかかっていました。また、科研費電子申請システムへのログイン方法など問い合わせ内容には同じような質問や定型的に回答できるものが多くありました。チャットボットと問い合わせ用フォームを導入してからは、電話での問い合わせ件数が減少し、残業時間の減少にも繋がりました。質問をする方にとっても、いつでも問い合わせができるというメリットがあるかと思います。チャットボットとフォームは問い合わせの履歴が一覧で確認できるため、今後はよく問い合わせのある質問・回答をチャットボットへ追加して、さらにグレードアップしていきたいです。（研究協力課）
開発者メッセージ
チャットボットの導入では、網羅的に問い合わせに対応できるような回答精度が求められる場合もありますが、本システムでは運用担当者と開発者が連携しながら、段階的に回答精度を向上させていく方針がとられました。
導入初期段階では主な問い合わせにのみ対応可能なチャットボットに対して、運用担当者がチャットボットへの追加登録データを作成し、開発者がデータの追加登録をおこないます。この作業をスピード感を持って、複数回繰り返すことにより、段階的に回答精度を向上させます。
内製開発に取り組む中で、運用担当者と開発者のスピード感のある連携がおこなえた事例だと考えています。（矢谷）
開発環境
- Microsoft Power Virtual Agents
- Microsoft Power Automate
- Azure AI Language
- Microsoft SharePoint
資料
- システム動作図（トリガー，フロー）
