オンライン就活用個室BOX予約システムとは？
香川大学のキャリア支援センターでは，オンラインで採用活動を実施する企業が増加するなかでの学生の「集中できる環境で採用面接に臨みたい」「安定したネット環境が欲しい」といった要望に応え，オンライン選考用個室BOXを提供しています．
これまでは，学生がオンライン選考用個室BOXの利用を申請する場合，Web上で予約状況を確認した後，申請書を手書きで作成し，窓口に提出する必要がありました．
しかし，オンライン選考用個室BOXの予約申請システムが開発されたのちは，学生は予約状況の確認から申請までを全てWeb上でおこなうことが可能になり，学生に対する利便性の向上や，担当者の窓口対応にかかる負担軽減が実現されています．
（開発時期：2021年 5月開始 , 2022年4月 Ver.2）
ドキュメント
ダウンロードボタンより，下記のデータ一式が取得できます
- 案件シート
- 展開手順書
- データ構造シート
運用担当者と開発者
- キャリア支援課職員
- 石川颯馬（DXラボ学生スタッフ）
運用担当者メッセージ
コロナ禍により、就職活動中の学生がオンラインで説明会や面接に参加する機会が多くなりました。そのため安定したインターネット環境で集中してオンライン説明会や面接に取り組める、オンライン就活用個室BOX(ミライBOX)の運用を令和3年4月より開始しました。
運用開始当初は電話もしくは窓口のみで予約可能でしたが、DXラボと協力し予約方法をWebシステムに移行しました。
学生側もWeb上で予約状況を確認し、その場で予約することが出来るようになり利便性が向上しただけでなく、運用担当の職員も電話・窓口対応が減り、学生にとっても職員にとっても便利なシステムが構築出来たと思います。
現在では予約の状況がリアルタイムに職員がみんな見えて，学生に使ってもらえているのを実感しています。 （キャリア支援課）
開発者メッセージ
オンライン選考用個室BOX予約システムを開発するとき、コロナ禍で大学へ行くことができないなか、予約をするために窓口へ行くまたは電話で確認する必要がある状況でした。そのため、システムを開発の正確性だけでなく、開発する速度も重要視されていました。
そのため、1週間ごとに打ち合わせを実施し、そのたびに改善したシステムを確認してもらうことの徹底、業務改善として作業の洗い出し、必要な作業のみを実装していくことで、運用レベルであることは開発開始から1ヶ月で認められました。システムの運用を開始してからは、これまでは紙であることで分析することにも負荷がかかっていたものを、簡単に分析できることで1ヶ月あたりの利用量、年間で利用が増える時期など様々な情報が取得できる、という利点も実感していただくことができるようになりました。
本システムはDXラボとして初めて実運用が開始されたシステムであり、その速度感や有用性などを認めていただいたことで、担当開発者としてDXラボの活躍の足掛かりとなることができたと感じています。(石川)
開発環境
- Microsoft Forms
- Microsoft Outlook
- Microsoft Power Automate
- Microsoft Teams
- Microsoft SharePoint
資料
- システム動作図（トリガー，フロー）
