欠席届申請システムとは？
香川大学ではコロナ禍以前は，欠席届は紙の申請用紙に必要事項を記入し，また指導教員の押印による承認を得た上でそれを授業を所掌する学部の学務担当窓口に提出する必要がありました．コロナ感染症拡大によるオンライン授業の実施により，紙の申請用紙を窓口に提出したり，指導教員と面会して押印をもらうことができなくなったことをうけて開発されたのが「欠席届申請システム」です．
Microsoft Formsに必要事項を入力し，指導教員による承認行為を経て，授業担当教員が提出されます．その情報はSharePointで構築されたデータベースに格納されます．「欠席届申請システム」によって，学生は窓口を訪問することなくいつでもどこでも欠席届が提出でき，また指導教員も押印のために学生と面会することなく，また授業担当教員も電子データでそれを受け取ることができます．
（開発時期：2021年 6月開始 , 2021年9月 Ver.3）
ドキュメント
ダウンロードボタンより，下記のデータ一式が取得できます
- 案件シート
- 展開手順書
- データ構造シート
運用担当者と開発者
- 桑原彩弥香（学務系職員）
- 矢谷鷹将（DXラボ学生スタッフ）
運用担当者メッセージ
コロナ禍の中で来学できないのに，学生に用紙を持参してもらって提出するオペレーションについては心苦しく思っていました。
そんな中で，ＤＸラボと一緒に開発をすることになり，数回オンラインで打合せをしながらスピーディーにシステムを開発しました。
実際にシステムを導入することで，学生からは「欠席届の申請が容易になった」との声とともに，大学本部からの照会にも迅速に対応する事ができました。
また実際に運用する中で，欠席届の手続きそのものをシンプルにできる事に気づけて，運用オペレーションを変革することもできました。
これは，これまでの事務業務では経験できないものでした。実際にシステムを導入することで，申請が容易になり，多くの申請がおこなわれたことに驚きました！
（桑原）
開発者メッセージ
欠席届申請システムの仕組みは他の様々な申請にも適用可能な仕組みだと考えています。実際に香川大学でも欠席届申請システムをはじめとして数多くの申請が電子化されています。こちらの欠席届申請システムが皆様の申請処理業務効率化に向けて参考となれば幸いです。
個人的に欠席届申請システムの開発において印象的だったのがシステムの生成するデータの有用性についてです。例えば，この欠席届申請システムで収集されたデータを活用することで，講義の欠席が目立つ学生への早期のケアや，学生が講義を欠席しやすい時期の特定→対応施策の検討など，大学のサービス向上を実現できる可能性があります。今後もシステムの導入によっていわば窓口整備をおこない，大学内に散らばっている有用なデータを取りまとめ，データ活用を促進していきたいと考えています。
（矢谷）
開発環境
- Microsoft Forms
- Microsoft Outlook
- Microsoft SharePoint
- Microsoft PowerAutomate
資料
- システム動作図（トリガー，フロー）
- システム展開図（製品名との関係性，データの流れ）