履修取消申請システムとは？
香川大学の学生は，授業履修の登録を一度行った後，お試し期間として定められた期間内においては履修した授業を取り消しする事ができます。
これまでは，学生が紙の書類を学務窓口まで提出し，学務係の職員は紙で履修登録の取り消し管理を行っていました。コロナ感染症拡大のなかで対面による手続きが難しくなる中，DXラボによる内製システムの開発を行いました。
Microsoft Formsに必要事項を入力し，学部の学務担当事務職員にその情報が提出され，SharePointで構築されたデータベースに格納されます．「履修取り消し申請システム」によって，学生は窓口を訪問することなくいつでもどこでも履修取り消し申請届けが提出でき，また対面手続きや押印の必要もなく手続きが完了します。
先行して一つの学部で「履修登録取消申請システム」稼働させたところ，4月と10月の期間に集中して約1000件の申請がおこなわれました。効率化だけでなく，履修取り消しの情報を電子データで保持できることもでき，件数の多さも相まって大きな効果を生み出しています。
（開発時期：2021年 9月）
ドキュメント
ダウンロードボタンより，下記のデータ一式が取得できます
- 案件シート
- 展開手順書
- データ構造シート
運用担当者と開発者
- 林和輝（学務系職員）
- 蛭田雅貴（DXラボ学生スタッフ）
運用担当者メッセージ
これまで紙の様式を受け付けていたものから、電子申請となったことで、職員の窓口対応が削減されただけではなく，学生も窓口の受付時間を気にすることなく，いつでも提出ができるようになり，職員と学生の双方にメリットがあるシステムで便利に感じています。
また，提出内容をデータとして取得することが出来るため，履修取消後の履修データとの確認作業が容易になる等，受付後の作業もスムーズになったように感じています。履修取消申請は大量に申請がある為，このシステムの導入により負担が軽減され，大変助かっています。（林）
開発者メッセージ
私が、DXラボで初めて開発したシステムが「履修登録取消申請システム」で約１か月程度で企画から運用までを行うことができました。現在、創造工学部と農学部での運用を行っていますが、いずれ全学展開を行いたいと考えています。
私自身開発者でありながら「履修登録取消申請システム」を使う学生でもあり、実際に履修登録の取消を行う際に使用してみたところ、家にいながら履修登録の取消申請ができることに時短になるしとても便利だと感じました。このシステムが運用される前にも履修登録の取消を行ったことはありましたが、書類を提出するために学務係に提出しに行かなければならず、とても大変だったことを覚えています。
これからも学内で現在も紙で申請している業務についてシステム化していき、香川大学のDXを推進していきたいです。 (蛭田)
開発環境
- Microsoft Forms
- Microsoft Outlook
- Microsoft SharePoint
- Microsoft PowerAutomate
資料
- システムフロー・構成図
